Reorganiseren in Coronatijd: hoe werkt het?

Afgelopen maart en april hebben wij u in diverse blogs antwoord gegeven op veel gestelde vragen gerelateerd aan de Coronatijd en uitgebreid geïnformeerd over de inhoud van de NOW-regeling. Deze blogs kunt u hier teruglezen.

Inmiddels lijkt het erop dat voor veel bedrijven de NOW-regeling hoogstens een tijdelijke oplossing is. Zeker nu het er op lijkt dat we aan de vooravond van een recessie staan, is het raadzaam om ook de meer duurzame oplossingen te overwegen. Een reorganisatie van uw onderneming kan zo’n oplossing zijn. Voor veel bedrijven geldt dat er nu nog tijd is om zo nodig bij te sturen.

Maar hoe gaat reorganiseren ook alweer in zijn werk? Welke bedrijfseconomische reden ligt voor de hand in Coronatijd? En hoe ziet de procedure bij het UWV eruit? Wat is de invloed van de NOW-regeling? Op onder meer deze vragen geven we antwoord in dit blog.

Het begin: het reorganisatieplan en sociaal plan

Uiteraard is het van belang om als eerste vast te stellen op welke wijze u tot een reorganisatie wenst te komen. Het is verstandig om deze plannen vast te leggen in een reorganisatieplan. In dit plan beschrijft u de huidige inrichting van de organisatie en de gewenste inrichting van de organisatie. Van belang is daarbij rekening te houden met de criteria die gelden bij het UWV.

Als een cao van toepassing is op de arbeidsovereenkomsten van uw werknemers staat daar mogelijk in dat u verplicht bent om vakbonden te informeren over een reorganisatie en met hen in overleg te treden. Dit overleg is veelal bedoeld om een sociaal plan af te sluiten om de gevolgen voor de werknemers die worden ontslagen te verminderen. U bent meestal niet verplicht om een sociaal plan af te sluiten met de vakbonden.

Medezeggenschap

Mogelijk heeft uw organisatie een ondernemingsraad. Op basis van de Wet op de Ondernemingsraden dient u tijdig in het proces (voor de definitieve besluitvorming) de ondernemingsraad te raadplegen over de reorganisatie. Bij een ontslag van meer dan twintig werknemers dient u bovendien een melding collectief ontslag te doen bij UWV en vakbonden.

Bedrijfseconomische redenen

Ontslag op grond van bedrijfseconomische redenen vindt in beginsel plaats door het aanvragen van een ontslagvergunning bij het UWV. Nadat u de reorganisatie heeft voorbereid kunt u door het uploaden van drie formulier (A,B en C) een aanvraag doen bij het UWV.

Er zijn diverse bedrijfseconomische redenen en u dient te kiezen uit één of meerdere van de volgende situaties:

acute of geleidelijke werkvermindering;
een slechte of slechter wordende financiële situatie;
organisatorische of technologische veranderingen;
beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of een bedrijfsverhuizing;
vervallen van de loonkostensubsidie;
een andere bedrijfseconomische reden (restcategorie).

In het geval van een gewenste vermindering van het aantal arbeidsplaatsen in verband met het als gevolg van de Coronacrisis zal veelal sprake zijn van een slechte financiële situatie of werkvermindering.

Welke stukken moet u toezenden aan het UWV?

In het geval van een ontslagaanvraag vanwege werkvermindering dienen tenminste de volgende stukken aan het UWV worden toegezonden:

de volledige jaarrekening van het laatste boekjaar van de onderneming;
een cijfermatig overzicht van de omvang van de werkzaamheden, projecten of opdrachten over de afgelopen 18 maanden;
een cijfermatig overzicht van de ontwikkelingen in omzet, kostenposten en resultaten (per maand) over minimaal de laatste 18 maanden;
een opgave van weggevallen omzet, project(en), opdracht(en) of bepaald werk;
de orderportefeuille en/of opgave van de aanwezige werkvoorraad;
een prognose van de orderportefeuille en/of verwachte nieuwe opdrachten en/of werkzaamheden voor ten minste de komende 26 weken (inclusief een prognose van het daarvoor benodigde aantal werknemers) als de werkgever met opdrachtgevers werkt;
een schriftelijke bevestiging van de opzegging of het wegvallen van werkzaamheden.

In het geval van een ontslagaanvraag vanwege een slechter wordende financiële situatie dienen de volgende stukken aan het UWV worden toegezonden:

een prognose van de resultatenrekening voor de komende 26 weken bij ongewijzigd beleid;
een prognose van de resultatenrekening voor de komende 26 weken bij gewijzigd beleid;
de volledige resultatenrekening van het lopende boekjaar tot en met datum indiening ontslagaanvraag;
de twee voorafgaande volledige jaarrekeningen;
de liquiditeitsbegroting voor de komende 26 weken (bij gewijzigd en ongewijzigd beleid).

Zie voor meer informatie over de aan te leveren stukken, en ook voor de andere bedrijfseconomische situaties, dit document van het UWV.

Nadat u de ontslagaanvraag heeft ingediend, krijgt u wellicht van het UWV een verzoek om aanvullende stukken toe te zenden en krijgt u mogelijk nog aanvullende vragen over de aanvraag. Om deze aanvullende vragen te voorkomen, adviseren wij deze hiervoor genoemde prognoses/begrotingen te laten opstellen door uw accountant.

Het fundament van een geslaagde reorganisatie wordt gelegd met een gedegen plan en voorbereiding. Wij van Adrenna Arbeidsrechtadvocaten maken daar het verschil. Dat blijkt ook uit onze trackrecord. Uiteraard helpen wij vervolgens ook bij het indienen van de aanvragen bij het UWV. Gezien onze ruime ervaring met reorganisaties en procedures bij het UWV, weten wij hoe aanvullende vragen worden voorkomen en een procedure bij het UWV soepel wordt doorlopen.

Ook helpen wij bij de selectie van de voor te dragen werknemers voor ontslag. Deze ontslagvolgorde wordt – afhankelijk van de omstandigheden – veelal bepaald aan de hand van het zogeheten ‘afspiegelingsbeginsel’. Het afspiegelingsbeginsel houdt in dat u uw werknemers eerst indeelt in leeftijdsgroepen. Vanuit die groepen wordt degene met het kortste dienstverband voordragen voor ontslag. Het UWV kijkt hier kritisch mee. Is het afspiegelingsbeginsel niet juist toegepast dan wordt de ontslagaanvraag afgewezen.

Ontslagprocedure bij het UWV

Zoals hiervoor aangegeven start een procedure bij het UWV door indiening van de ontslagaanvraag. U doet dit via het werkgeversportaal van het UWV (let op: u heeft hiervoor eHerkenning nodig). Nadat de formulieren zijn ingediend krijgt u een ontvangstbevestiging van het UWV en dus eventueel nog een aantal vragen.

Nadat deze vragen zijn beantwoord, krijgt de werknemer de gelegenheid om verweer te voeren. Het UWV beslist meestal na deze ronde. Soms is echter een tweede schriftelijke ronde nodig. Er vindt bij het UWV geen zitting plaats.

Nadat het UWV de ontslagvergunning heeft verleend, kunt u per brief de arbeidsovereenkomst van de werknemer opzeggen. Daarbij moet u uiteraard wel rekening houden met de opzegtermijn en dient u tenminste de wettelijke transitievergoeding aan werknemer te betalen. Een procedure bij het UWV duurt gemiddeld tussen de vier en acht weken.

Beëindigingsovereenkomst

Het is niet altijd nodig om een ontslagprocedure via het UWV te doorlopen. Dat is bijvoorbeeld het geval als uw werknemer instemt met beëindiging van het dienstverband via een beëindigingsovereenkomst. In zulke gevallen adviseert Adrenna Arbeidsrechtadvocaten echter wel om ook een A-formulier in te dienen bij het UWV. U hoeft de ontslagaanvraag dan nog niet te onderbouwen. Dit voorkomt evenwel dat een ziekmelding van de werknemer invloed heeft op de procedure.

Zieke werknemer: geen ontslagvergunning

Een ontslagaanvraag in verband met bedrijfseconomische redenen krijgt u namelijk niet voor een zieke werknemer. Het UWV neemt de aanvraag niet in behandeling.

NOW-regeling

Houd er rekening mee dat het UWV kritische vragen zal stellen als de bedrijfseconomische redenen het gevolg zijn van de Coronacrisis. Het UWV zal namelijk beoordelen of een NOW-aanvraag geen soelaas zou bieden. U moet dat goed uitleggen in de ontslagaanvraag.

Mocht u al gebruik maken van de NOW-regeling bedenk dan dat ontslagen leiden tot een vermindering van de loonsom en dus tot een lagere subsidie.

Bij deelname aan de NOW-regeling tot juni 2020 leidt een vermindering van het arbeidsplaatsen nog tot een boete van 50% van de loonsom. Minister Koolmees heeft op 20 mei 2020 echter aangegeven dat deze boete verdwijnt voor een nieuw steunpakket dat geldt tot 1 september 2020. De exacte voorwaarden worden nog bekendgemaakt.

Tot slot

Een reorganisatie is complex en niet te onderschatten. De ervaren advocaten van Adrenna Arbeidsrechtadvocaten hebben vele reorganisaties met succes begeleid.

Heeft u vragen over het voorgaande of wilt u nader advies over reorganisaties, wij helpen u graag!